Kiến thức

CÁCH THỨC ỨNG DỤNG MAIL MERGE

CÁCH THỨC ỨNG DỤNG MAIL MERGE

0

Các bạn làm việc văn phòng kế toán thì chắc không thể không làm việc với mail merge để làm từ việc trộn danh sách khách hàng vào là thư mới cho tới các phiếu chi giảm giá, chiếc khấu và hoa hồng…. Vậy làm thế nào để ứng dụng cho đúng và tốt mail merge, bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết vế mail merge để các bạn có thế ứng dụng mà không lo lắng gì.

Bạn đang xem: CÁCH THỨC ỨNG DỤNG MAIL MERGE

Mail Merge là gì?

Thông thướng khi nhắc đế là ta hiểu mail merge là trộn thư. Nó là việc lấy 1 bản danh sách ( thường là file excel) gọi là nguốn – source và đổ các chi tiết thông tin đó vào 1 biểu mẫu văn bản định dạng sẳn. Ví dụ ta có 1 biểu mẫu sau.

mm2

Ta cần các dữ liệu vào từ file excel này:

mm1

Việc này ta có thể làm bàn tay trên văn bản định sẵn đó nhưng với ít dữ liệu khoảng 20 thì được nhưng với nhiều dữ liệu khoảng 200 thì không thề làm vậy được nên dùng mail merge nó tự động diền các thông tin từ file excel và file word biểu mẫu.

Cách dùng Mail Merge đơn giản nhất

Để có thể dùng mail merge thì rất đơn giản. Trên file word biểu mẩu xác định nguồn mail merge là file excel thì word sẽ tự động thực hiện liên kết và mình chỉ các insert các thông tin cần vào biểu mẩu. Vậy mình sẽ là từ bước như sau. (Các bước thực hiện mình làm trên MS Office 2013 nếu bạn dùng phiên bản khác 2003/2007 thì có thể khác tý nhưng nhìn chung các thao tác giống nhau, các bạn gặp khó khăn có thể comment bên dưới mình sẽ trợ giúp thêm)

  1. Trên file word biểu mẫu chọn vào tab Mailings.

    mm3

  2. Tiếp theo chọn vào Select Recipents -> Use a Exiting list

    mm4

  3. Sau đó có 1 cửa sổ hiện ra Select Data Source và ta chọn vào file excel list danh sách đó rồi nhấn Open.

    mm5

  4. Sẽ có khung hiện ra để ta chọn Sheet trong bản excel source đó, các bạn phải chọn đúng sheet mình cần lấy dữ liệu nhé. Bấm OK để tiếp tục.

    mm6

  5. Vậy đã đưa được list source vào trong file word rồi. Ta sẽ insert các dữ liệu vào trong file chọn vào Insert Merge Field trên menu tab Mailings.

    mm7

  6. Có gì không đúng phải không các bạn, list đó chỉ hiện F1, F2, F3, …là cài gì. Nguyên nhân rất đơn giản, các bản xem lại số 4 lúc chọn sheet có 1 checkbox bên dưới ghi “Frist row data contains column headers” Nó sẽ lấy dòng đầu tiên của cột trong bản excel là tiêu để cho các field dữ liệu. Mà các bạn biết file excel của mình dòng đầu tiên là tiêu đề. Do đó nó không thể lấy đúng tên của cột được. Để khắc phục thì ta chỉ cần copy data list và tạo sheet mới và paste dữ liệu vào ngay dòng đầu tiên. Thế là xong làm lại bước 2 đến bước 4.

    mm8

    Hiện nhưng hình trên là chúng ta làm đúng rồi đó. 🙂

  7. Tiếp theo để các đấu nháy chuột vào các vị trí cần chèn dữ liệu sau đó ta Insert Data Field vào.

    mm9

  8. Ta lần lượt chèn các dữ liệu vào trong bản biểu mầu sau khi chèn xong sẽ có hình hoàn tất sau

    mm10

  9. Để xem dữ liệu load thế nào có đúng không cho chọn trên menu tab Mailings -> Preview Results.

    mm11

    Và trong khung bo màu đỏ có các nút tới lui để xem thông tin các field khác.

  10. Vậy là hoàn tất xong rồi ta có thể kết thúc bằng cách chọn menu Tab Mailings -> Finish & Merge.

    mm12

    Trong này ta thấy có 3 chọn lựa
    Edit Individual Documents..: là xuất ra file biểu mẫu cho từ field dữ liệu, từng khách hàng.
    Print Documents…: là in các dữ liệu ra.
    Send Email Messages…: là send kết quả ra email.

Vậy là xong Mail Merger rồi đó. Bạn thấy thế nào có khó không, hãy cho chúng tôi biết trong phần comment nhé.

Vũ Trần.

P/s: sẽ có gặp nhau trong phần tiếp nữa vì sao mail merge còn gì bí ần nữa, các bạn hãy làm thừ theo vào sẽ phát hiện khi bạn lưu ý các đinh dạng thập phận trong Tổng doanh số và % trong hoa hổng lại không hiện đúng. Vì sao? hẹn gặp các bạn trong phần tiếp theo với nội dung Đinh dạng dữ liệu Mail Merge.

 

Chuyên Đề Tin Hoc Văn Phòng

,

Excel 2007, 2010, 2013

,

Word 2007, 2010, 2013

MS EXCEL

,

MS Office

,

MS Word

Th12·09

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button