Kiến thức

[EMAIL MARKETING] Phần 4: Mail-merge cơ bản – Duck's Tech Zone

[EMAIL MARKETING] Phần 4: Mail-merge cơ bản

Để thực hành Mail-merge, bạn sẽ cần tối thiểu 2 thứ sau:
– 1 file Excel chứa thông tin và email của người nhận.
– 1 file Word chứa thông tin sẽ gởi đi.

1. Xử lý file Excel:
Theo mình được biết, đối với Gmail thì trong 1 ngày, bạn chỉ được gởi tối đa 100 Emails thông qua các phần mềm như Microsoft Outlook, Apple Mail,… nếu bạn đang dùng bản Free của Gmail. Đối với Outlook thì rộng rãi hơn chút, tầm 200 Emails/ ngày. Chính những giới hạn này mà những dịch vụ như MailChimp ra đời đấy các bạn ạ.
– Do đó, bạn cần chia nhỏ File Excel của mình ra 100 Emails và chia ngày ra gởi. Hơi bất tiện một chút nhưng Email của bên bạn sẽ đến được người nhận chứ không bị rơi vô Advertisements hoặc Spam.
– Đây là file Excel của mình

2016-10-20-1

2. Xử lý file Word:
– Ở đây mình có một file nội dung gồm chữ và Poster của sự kiện mình cần gởi email. Mình muốn dùng VD này do nó phù hợp với các bạn sinh viên trong các CLB có sự kiện cần quảng bá.
– Tấm hình ví dụ mình lấy ở

Fanpage Microsoft Tech Students – Vietnam

2016-10-20-5

3. Các bước làm Mail-merge:

B1: Bật file Word có nội dung lên
B2: Chọn Tab Mailling >> Start Mail merges >> Email Messages

2016-10-20-7

B3: Định dạng lại nội dung (Tùy ý bạn)
– Ở đây mình move tấm hình vào giữa
– Font: Segoe UI
– Size: 11
B4: Select Recipients >> Use existing list

2016-10-20-8

B5: Hộp thoại hiện ra >> Chọn file Excel chứa danh bạ >> Chọn Sheet chứa danh bạ muốn send.

2016-10-20-9

2016-10-20-10

B6: Đặt dấu nháy vào vị trí cần chèn “Tên”.
B7: Insert Merge Field >> “Name”
(Nếu bạn có nhiều vị trí cần chèn dữ liệu thì cứ thực hiện B6, B7 này. VD: Muốn chèn điểm Nghe, Nói, Đọc, Viết của từng ứng viên thì chỉ cần chèn tên các cột vào.)

2016-10-20-11

B8: Chọn Preview Results để xem kết quả có ổn chưa, nhấn biểu tượng LEFT, RIGHT để xem từng kết quả ứng với từng dòng.

2016-10-20-12

B9: Finish & Merge >> Send Email Messages

2016-10-20-13

B10: Hộp thoại hiện ra.
– To: Chọn cột Email
– Subject line: Điền tiêu đề thư
– Mail Format: chọn HTML
– Send record: chọn All
– OK

2016-10-20-14

Sau khi nhấn OK, bạn sẽ thấy phần Outbox trong phần mềm Outlook xuất hiện như hình dưới đây. Như vậy là thành công rồi đó.

2016-10-20-15

Giờ thì mình check mail một số hộp thư cho bạn thấy nhé.

Đây là ở mail: laitrungminhduc@gmail.com

2016-10-20-16

Đây là ở mail: ducltm@outlook.com

2016-10-20-17

Bạn có thể thấy là phần “Name” trong file Excel khác nhau thì lúc gởi email tới mỗi địa chỉ sẽ khác nhau như trong file Excel.

Đơn giản vậy thôi, bạn đã có thể gởi Mail hàng loạt cho người nhận mà không cần dùng BCC, cũng như mail sẽ “bay” thẳng tới Inbox mà không nằm ở Advertisement rồi đó.

Phần 4 này hướng dẫn các kỹ thuật cơ bản với Mail-merge, nếu bạn quan tâm đến việc dàn trang nâng cao hơn, để Email của bạn đẹp hơn thì chờ mình ở Phần 5 nhé.

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button