Mail merge là gì? Hướng dẫn cách sử dụng mail merge để trộn thư

Mail merge là gì? Hướng dẫn cách sử dụng mail merge để trộn thư

Gitiho Learning 4

Mar 29 2021

Nội dung chính

  • 1 Mail merge là gì?

  • 2 Cách sử dụng mail merge để trộn thư

  • 3 Tổng kết

Khi bạn cần soạn thư mời các cổ đông tới dự cuộc họp cổ đông, hoặc mời nhân viên trong công ty tới dự 1 buổi họp, bạn sẽ có sẵn 1 mẫu thư mời và

dữ liệu

về khách mời. Tuy nhiên, việc phải ngồi điền các thông tin của từng khách mời vào từng lá thư là một việc vô cùng tốn thời gian, đặc biệt là với những cuộc họp có số lượng người tham dự rất lớn. Vậy làm thế nào để có thể đơn giản hóa và tiết kiệm thời gian khi làm công việc này? Hãy cùng

Gitiho

tìm hiểu về chức năng trộn thư mail merge trong Excel và Word nhé

!

Tuyệt đỉnh Word – Ai cũng có thể trở thành Chuyên gia soạn thảo văn bản

Bạn đang xem: Mail merge là gì? Hướng dẫn cách sử dụng mail merge để trộn thư

Mail merge là gì?

Mail merge (Trộn thư) là một chức năng kết hợp Microsoft Word và cơ sở dữ liệu từ

Microsoft Excel

giúp soạn thư hàng loạt. Nhờ có mail merge, thay vì bạn phải ngồi điền tên từng người một như vấn đề được nêu ra ở đầu bài viết, bạn có thể “nhờ” mail merge

tự động điền

thông tin của từng người vào từng lá thư. Tiện lợi và nhanh gọn hơn rất nhiều phải không nào! Cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng mail merge để trộn thư nhé nhé!

Xem thêm: 

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge trong Excel mà không cần mở Word

 

 

Cách sử dụng mail merge để trộn thư

Ví dụ: Muốn gửi giấy họp tới các thành viên trong công ty tới tham dự cuộc họp mặt đầu xuân. Chúng ta có các bước làm như sau.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu cần thiết trong 1 file Excel. Ở đây, các dữ liệu gồm có: họ tên, chức vụ, phòng ban


Bước 2: Mở tệp Microsoft Word đã có sẵn mẫu giấy mời, chọn Mailings > Start mail merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard


Bước 3: Phía bên phải hiện ra hộp thoại (như hình dưới) với các bước để thực hiện mail merge:

  • Chọn kiểu mà bạn muốn viết. Ở đây có 5 kiểu: Letters (Kiểu thư mời); E-mail messages (Email); Envelopes (Phong thư); Labels (Thư theo nhãn) và Directory (Thư theo danh mục). Ở ví dụ này, chúng ta sẽ chọn kiểu Letters rồi nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo

  • Chọn mẫu thư cho mail merge: Tại bước này, Word cho chúng ta 3 lựa chọn: Use the current document (Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở); Start from a template (Dùng mẫu thư trong Word, là

    mẫu thư

    Word cung cấp nếu bạn chưa có mẫu sẵn) và Start from existing document (Dùng mẫu thư đã có hoặc đã tạo nhưng chưa mở ra). Ở đây, chúng ta sẽ lựa chọn kiểu thứ nhất.

Xem thêm: 

Hướng dẫn cách gửi email cá nhân trong Excel nhanh chóng

  • Chọn dữ liệu cho mail merge: Ở bước này, chúng ta sẽ lựa chọn dữ liệu để

    Word

    tự động điền vào mỗi lá thư. Ở bước này chúng ta sẽ lựa chọn Use an existing list để lựa chọn dữ liệu chúng ta đã có trong bảng tính Excel. Sau đó chọn Browse…


  • Hộp thoại lựa chọn bảng tính dữ liệu có sẵn, bạn lựa chọn bảng tính chứa dữ liệu mà bạn muốn mail merge > Chọn trang tính chứa thông tin muốn mail merge > Tích bỏ chọn/chọn những thông tin không cần thiết/cần thiết > OK

  • Hoàn thiện thư mời nếu còn thiếu thông tin (Thường bước này sẽ được bỏ qua nếu bạn có sẵn mẫu thư mời từ đầu)
  • Bắt đầu điền tên vào chỗ trống trong mail merge: Chọn Insert Merge Field > Chọn trường cần lấy > Next


  • Tự động điền thư bằng mail merge: Chọn Edit individual Letters để bắt đầu

    tự động điền

    dữ liệu từ Excel đã chọn vào mẫu thư trong Word

Vậy là đã hoàn thành việc điền thư vô cùng đơn giản rồi đó! 

Tổng kết

Vậy là qua bài viết trên, Gitiho đã cùng các bạn tìm hiểu cách sử dụng mail merge kết hợp Word và Excel để trộn thư, giúp việc điền thông tin lên thư mời hàng loạt đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều! 

Xem thêm: 

Cách trộn nhiều labels trên cùng trang giấy – Mail Merge

Hy vọng bạn đã nắm được rõ cách sử dụng mail merge và áp dụng thành công và công việc của mình. Đừng quên cập nhật những kiến thức thú vị khác về tin học văn phòng trên blog

Gitiho.com

nhé!

  • Hướng dẫn cách đánh số trang từ trang bất kì trong Word

  • Hướng dẫn tạo và xóa ngắt trang trong Word

  • Hướng dẫn cách để loại bỏ Track Changes khỏi tài liệu Word

  • Hướng dẫn làm cách nào di chuyển/ sao chép các trang sang một file văn bản khác trong Word

  • Hướng dẫn cách tạo mục lục cho văn bản trên Word 2010 2013 2016







Gitiho.com

 – Nền tảng học online duy nhất tại Việt Nam tập trung vào phát triển kỹ năng làm việc dành cho người đi làm

Với sứ mệnh: “Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người”, đội ngũ phát triển 

Gitiho.com

 đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
  • 50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
  • 100.000+ học viên trên khắp Việt Nam

Nếu bạn quan tâm đến các khóa tin học văn phòng của Gitiho, với mong muốn giỏi tin học để tăng năng suất làm việc lên gấp 5 lần, hãy truy cập ngay

 

TẠI ĐÂY

 để

 tìm cho mình khóa học phù hợp nhé!




Excel Cơ Bản

Word

0 câu trả lời
182 lượt xem
vỗ tay

0 Bình luận

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button