Kiến thức

Cách trộn thư trong Word (Mail Merge) bằng 10 bước cơ bản

Cách trộn thư trong Word (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,…

Cách trộn thư trong Word (Mail Merge) này mặc dù rất hữu ích nhưng vẫn còn nhiều bạn chưa biết đến tính năng trộn thư này. Dưới đây là bài viết rất hữu ích mà

blogtrainghiem.com

 hướng dẫn giúp các bạn có thể dễ dàng sử dụng tính năng trộn thư trong Word.

cách trộn thư trong word

Cách trộn thư trong Word

Khi thực hiện cách trộn thư trong Word (Mail Merge), bạn sẽ cần một tài liệu văn bản Word (bạn có thể bắt đầu bằng một tài liệu văn bản hiện có hoặc tạo một văn bản mới) và một danh sách người nhận, thông thường là một tập tin Workbook trong Excel – bảng tính Excel.

Các bạn có thể làm cách trộn thư trong word theo các bước cơ bản như sau:

Nội dung bài viết

Bạn đang xem: Cách trộn thư trong Word (Mail Merge) bằng 10 bước cơ bản

Bước 1: Tạo file mẫu và bắt đầu cách trộn thư trong Word

Mở file Word mẫu mà bạn đã có sẵn, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Cách trộn thư trong Word

Bước 2: Tùy chọn trong Step 1, 2 và 3

Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn như sau:

Tại Step 1: Chọn Letters –> Chọn Next: Starting document để chuyển sang Step 2.

Tại Step 2: Chọn Use the current document –> Chọn Next: Select recipients để chuyển sang Step 3.

Tại Step 3: Chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn (các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới). Sau đó nhấn chọn Next: Write your letter.

Xem thêm: Video hóa học 11-Dẫn xuất Halogen, ancol, phenol-Bài. Dẫn xuất halogen của hidrocacbon

Bước 3: Cách xử lý trong hộp thoại “Select Data Source”

Trong hộp thoại Select Data Source vừa xuất hiện, các bạn chọn đến danh sách mà các bạn đã có sẵn và nhấn Open.

Cách trộn thư trong Word

Bước 4: Tùy chọn trong hộp thoại “Select Table”

Trong hộp thoại Select Table vừa xuất hiện, các bạn chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet2 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet2. Sau đó nhấn OK.

Ví dụ: File Excel đã tạo sẵn có dữ liệu cần ở sheet2

Bước 5: Tích chọn trong hộp thoại “Mail Merge Recipients

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients vừa xuất hiện, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Cách trộn thư trong Word

Xem thêm: Cơ năng là gì? Định luật bảo toàn cơ năng là gì?

Bước 6: Chuyển qua Step 4

Chọn tiếp Next: Write your letter để chuyển tiếp qua Step 4.

Bước 7: Cách chọn trường dữ liệu

Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn. Thực hiện bước này cho đến khi hoàn thành hết trường dữ liệu mà các bạn cần chèn.

Cách trộn thư trong Word

Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters để chuyển qua Step 5.

Xem thêm: Thành phần, cấu tạo bình chữa cháy CO2 gồm những gì?

Bước 8: Hoàn thành cách trộn thư trong Word

Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Bước 9: Các cách xem sau khi trộn

Các bạn có thể xem từng trang ở Tab Preview Results hoặc để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document.

Cách trộn thư trong Word

Bước 10: Lưu lại

Chọn Save để lưu lại.

Như vậy là bạn đã Trộn thư trong Word thành công. Từ giờ trở đi nếu bạn cần viết các giấy mời, thông báo, gửi thư cảm ơn,… mà cần gửi tới nhiều người thì bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như blogtrainghiem.com vừa hướng dẫn ở trên là sẽ thành công. Việc làm này giúp bạn rút ngắn được thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới một người nhận một cách máy móc, thủ công.

Xem thêm:

Thủ thuật làm việc hiệu quả trên word

Những phím tắt thông dụng trong Word (6 tổ hợp thao tác)

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button