Kiến thức

Dùng Data Validation Kiểm Tra Dữ Liệu Nhập Vào Trong Excel

Sử Dụng Data Validation Để Kiểm Tra Dữ Liệu Nhập Trong Excel

Sử Dụng Data Validation Để Kiểm Tra Dữ Liệu Nhập Vào Trong Excel

Data Validation trong Excel (xác thực dữ liệu) là một chức năng được sử dụng để kiểm soát những gì người dùng có thể nhập vào một ô.

Với Data Validation, bạn có thể không cho nhập dữ liệu vào ô trong Excel nếu dữ liệu không đáp ứng các điều kiện đặt ra bằng cách làm checklist, tạo hộp chọn, tạo list có điều kiện trong Excel hoặc giới hạn định dạng, độ dài chuỗi văn bản cần nhập, hoặc thêm công thức xác thực dữ liệu…

Bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng Data Validation trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và 365.

Mục Lục Bài Viết

1, Cách Tạo Data Validation

Để sử dụng chức năng Data Validation, bạn cần chọn các ô cần xác thực dữ liệu, vào tab Data trên thanh Ribbon >> Chọn Data Validation 2 lần để mở hộp thoại:

Để sử dụng chức năng Data Validation, bạn cần chọn các ô cần xác thực dữ liệu, vào tab Data trên thanh Ribbon >> Chọn Data Validation 2 lần để mở hộp thoại

Hộp thoại Data Validation hiện ra, với 3 tab: Setting (Cài đặt), Input Message (Tạo ghi chú) Error Alert (Cảnh báo lỗi).

Tab Setting là nơi bạn cài đặt các tiêu chí để ràng buộc dữ liệu trong Excel.

Một số quy tắc xác thực về định dạng dữ liệu được tích hợp sẵn ở mục Allow như:

  • Whole number: tùy chọn số nguyên, ví dụ bạn có thể yêu cầu một số nguyên từ 1 đến 100.

  • Decimal: tùy chọn số thập phân, ví dụ bạn có thể yêu cầu một số thập phân lớn hơn hoặc bằng số 0.

  • List: chỉ cho phép các giá trị từ danh sách xác định trước.

  • Date, time: hỉ những ngày, thời gian được cho phép, ví dụ các ngày từ 1/1/2020 đến 8/3/2020.

  • Text Length: tùy chọn về độ dài chuỗi văn bản.

  • Hoặc bạn có thể chọn Custom để tùy chỉnh và sử dụng công thức của riêng bạn.

Tiêu chí trong Data Validation Trong Excel

Sau khi chọn dạng dữ liệu ở Allow, bạn chọn tiếp các công thức và quy tắc xác thực ở mục Data như: between, not equal to, greater than, less than, v.v… và điền điều kiện tương ứng rồi ấn OK.

Ngoài Tab Setting hay được sử dụng nhất, thì tab Input Message (Tạo ghi chú) giúp cài đặt thông báo tới người dùng về ghi chú trước khi nhập dữ liệu và tab Error Alert (Cảnh báo lỗi) thay đổi cách Excel báo lỗi khi người dùng nhập không đúng yêu cầu xác thực.

Nếu bạn nhập dữ liệu đầu vào không được phép, Excel sẽ hiển thị thông báo mặc định như sau (Bạn có thể thay đổi cách thông báo nhờ Tab Error Alert):

Nếu bạn nhập dữ liệu đầu vào không được phép khi dùng Data Validation, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi

 

Lưu ý: Data Validation có thể dễ dàng bị vô hiệu hóa mà không cần thao tác phức tạp.

Thay vì nhập bằng cách gõ dữ liệu từ bàn phím, bạn chỉ cần sao chép, di chuyển (copy/cut) dữ liệu từ phạm vi không có Data Validation thì xác thực dữ liệu đã tồn tại ở phạm vi có Data Validation trước đó sẽ biến mất.

 

2,  Cách Sử Dụng Data Validation Tạo Menu Xổ Xuống Trong Excel

1.1, Tạo Lựa Chọn Trong Excel Đơn Giản Bằng Cách Nhập Thủ Công

Ví dụ dưới dây tạo ô chọn giới tính trong Excel, thay vì nhập thủ công nam/ nữ, người dùng chỉ cần chọn dữ liệu trong list khi drop down.

Chọn vùng cần xác thực dữ liệu, mở hộp thoại Data Validation, trong Tab Setting:

  • Tại mục Allow: chọn kiểu xác thực là List (danh sách)

  • Mục Source: điền các giá trị được xác thực và ngăn cách bởi dấu phẩy (“,”).

Tạo Lựa Chọn Trong Excel Đơn Giản Bằng Cách Nhập Thủ Công Dữ Liệu Vào Box Source Trong Data Validation

 

Khi đó tại cột Giới tính, bạn chỉ có thể nhập văn bản vào ô là Nam/ Nữ nhờ tính năng tạo list lựa chọn của Data Validation:

tại cột Giới tính, bạn chỉ có thể nhập văn bản vào ô là Nam/ Nữ nhờ tính năng tạo list lựa chọn của Data Validation

1.2, Tạo List Chọn Dữ Liệu Trong Data Validation Bằng Cách Tham Chiếu Đến Danh Sách Cho Trước

Để nhập liệu nhanh trong Excel với điều kiện dữ liệu được nhập phải nằm trong một danh sách tại 1 dải ô, bạn có thể dùng Data Validation tham chiếu đến các ô chứa danh sách với điều kiện các ô này nằm trên cùng 1 hàng/ 1 cột trong bảng tính:

Tạo List Chọn Dữ Liệu Trong Data Validation Bằng Cách Tham Chiếu Đến Danh Sách Cho Trước

Cách làm này giúp dữ liệu được nhập vào luôn thỏa mãn nằm trong một listbox cho trước.

Kết quả khi ấn chuột vào biểu tượng mũi tên ở góc bên phải ô để chọn dữ liệu trong Excel, chỉ các giá trị trong danh sách được tham chiếu hiện ra. Nếu bạn sửa các giá trị tại các ô tham chiếu này thì các giá trị hiện ra khi chọn mũi tên cũng sẽ thay đổi tương ứng:

Kết quả Tạo List Chọn Dữ Liệu Trong Data Validation Bằng Cách Tham Chiếu Đến Danh Sách Cho Trước

 

Lưu ý: Các ô được tham chiếu cần được nhập dưới dạng cố định (bằng cách ấn phím F4 để tùy chỉnh cố định cả hàng và cột), và phải nằm trong cùng 1 hàng hoặc 1 cột. Nếu bạn tham chiếu các ô trong nhiều dòng, cột, Excel sẽ báo lỗi:

Khi sử dụng Data Validation, nếu bạn tham chiếu các ô trong nhiều dòng, cột, Excel sẽ báo lỗi

3, Ví Dụ Cách Dùng Data Validation Giới Hạn Độ Dài Chuỗi Văn Bản Và Thêm Input Message

Để thêm Input Message, bạn chỉ cần mở hộp thoại Data Validation như cách mà hoctin.vn đã áp dụng ở các ví dụ trên, di chuyển đến tab Input Message >> Lần lượt nhập ghi chú vào Title Input message:

Để thêm Input Message khi sử dụng Data Validation, tại tab Input Message, lần lượt nhập ghi chú

Trong Tab Setting:

  • Tại mục Allow: chọn kiểu xác thực là Text length (độ dài văn bản)

  • Tại mục Data: chọn phép toán là equal to

  • Mục Length: điền độ dài yêu cầu với các chuỗi văn bản cần nhập là 5 và chọn OK.

Khi đó vùng dữ liệu được chọn sẽ giới hạn dữ liệu chỉ trong các chuỗi văn bản có 5 ký tự:

Ví Dụ Cách Dùng Data Validation Giới Hạn Độ Dài Chuỗi Văn Bản Và Thêm Input Message

Bạn cũng có thể cài đặt các cách xác thực khác như dữ liệu ngày tháng giữa 2 ngày nhất định, hoặc số được nhập phải lớn hơn 10,… qua việc thay đổi tiêu chí ở mục Allow.

Chi tiết cách sử dụng Data Validation nâng cao được hoctin.vn hướng dẫn trong bài viết:

Ví Dụ Data Validation Nâng Cao Trong Excel

.

Hi vọng bài viết của hoctin.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích về các cách xác thực dữ liệu đầu vào trong Excel với Data Validation.

Ngoài ra, để ứng dụng hiệu quả Excel, bạn cần phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel, hãy cùng đón đọc series bài viết ứng dụng các hàm Excel:

Sử Dụng Pivot Table Để Phân Tích Dữ Liệu

Pivot Table Nâng Cao

Cách Xóa Dòng T

rống Trong Excel

Categories

Thủ Thuật Excel

Tags

Data Validation

,

Thủ thuật excel

Leave a comment

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button