Kiến thức

Dùng Mail Merge trong Outlook 2016 gửi mail hàng loạt

Dùng Mail Merge trong Outlook 2016 gửi mail hàng loạt

Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2016 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể.

Xem thêm:

hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa

Tình huống thực tế

Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài.

Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác.

Chức năng Mail Merge trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Bài phổ biến xem nhiều:

  • Hướng dẫn tối ưu SEO onpage cho bài viết wordpress 2020

  • Top 15 cây cảnh đẹp tuyệt vời trên thế giới

  • Sửa lỗi Full Disk 100% trên Windows 10

  • Top 5 bí quyết giúp nhà cửa siêu sạch từ chuyên gia

  • 8 cách tự nhiên để làm cho răng trắng hơn tại nhà bạn nên biết

Các bước chuẩn bị

  • Một file word chứa nội dung gửi email
  • Một file excel chứa thông tin khách hàng
  • Và một Microsoft Outlook đã cài đặt tài khoản và nhận gửi bình thường

Ví dụ như sau:

vui mỗi ngày - mail merge MS 2016 - wordvui mỗi ngày - mail merge MS 2016 - word
Cửa sổ word chứa nội dung gửi mail

Chú ý: những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail

vui mỗi ngày - mail merge MS 2016 - excelvui mỗi ngày - mail merge MS 2016 - excel
Cửa sổ excel chứa thông tin khách hàng

Chú ý: dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột nhé. Bắt buộc phải có

vui mỗi ngày - mail merge MS 2016 - outlookvui mỗi ngày - mail merge MS 2016 - outlook
Cửa sổ Outlook 2016

Chú ý: phải có tài khoản mail đang hoạt động và được cấu hình chạy rồi nhé. Nếu chưa biết cách cấu hình mời bạn đọc bài

cấu hình địa chỉ Gmail lên Outlook 2016

để biết nha.

Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook 2016

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu

Mở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings

Chọn Start Mail Merge

Chọn E-Mail Messages

vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 1vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 1
Cửa sổ soạn nội dung email

Chọn Select Recipients

Chọn Use an Exiting List

vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 2vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 2
Chọn nguồn dữ liệu
vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 3vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 3
Trỏ đường dẫn đến file excel

Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng

Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu

vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 4vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 4
Cửa sổ chọn sheet

Chú ý: stick vào mục “first row of data contains column headers”. Quan trọng nhé

Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung

Tô chọn nội dung muốn thay đổi

Chọn Insert Merge Field –> chọn tiêu đề cột chứa nội dung

vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 6vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 6
Chọn vị trí muốn thay thế

Bước 3: Match Fields

vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 7vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 7
Cửa sổ match fields

Bước này không quan trọng lắm, chủ yếu kiểm tra cột email sẽ được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook nhé.

vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 9vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 9
Cửa sổ match field

Bước 4: kiểm tra nội dung trước khi gửi

Chọn Preview Results

Bạn có thể bấm vào các mũi tên qua lại để kiểm tra chín xác dữ liệu nhé

vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 10vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 10
Chọn Preview Results
vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 11vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 11
Kiểm tra nội dung

Bước 5: hoàn thành và gửi

Chọn Finish & Merge

  • Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
  • Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
  • Sen email messages… Gửi mail hàng loạt (chọn cái này nhé)
vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 13vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 13
Cửa sổ Finish Merge

Thông tin Merge email:

  • To: dùng cột email lấy ra địa chỉ email
  • Subject line: tiêu đề thư
  • Mail format:
    • html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái (chọn nhé)
    • plain text: mail ko có định dạng
vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 15vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước 15
Cấu hình mail

Bấm OK để bắt đầu gửi

Kiểm tra thành quả

Mở outlook 2016 –> Kiểm tra thư trong mục Sent Mail

Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi

vui mỗi ngày - mail merge 2016 - kiểm tra kết quảvui mỗi ngày - mail merge 2016 - kiểm tra kết quả
Cửa sổ Microsoft Outlook
vui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước kiểm travui mỗi ngày - mail merge 2016 - bước kiểm tra
Cửa sổ nội dung trong Sent Mail

Đăng nhập Gmail để kiểm tra.

200120 18200120 18
Cửa sổ Gmail

Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016. Cũng đơn giản mà phải không nào.

Chúc các bạn thành công !!!

Bài cùng chuyên mục:

  • Tin học văn phòng PowerPoint 2016 | Hướng dẫn cách sử dụng Theme tốt nhất

  • PowerPoint 2016|Hướng dẫn sử dụng hiệu ứng slide transitions

  • Tin học văn phòng với PowerPoint 2016|Các thao tác xử lý đối tượng văn bản

  • Khái niệm cơ bản về slide cho Powerpoint 2016

  • Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016

  • Hướng dẫn tạo và mở mới một file PowerPoint 2016

  • Hướng dẫn cách đổi tên thư mục Archive trong Outlook 2016

  • Hướng dẫn các thao tác với hàng và cột trong Excel 2016

Quảng cáo đặt ở đây

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button