Kiến thức

Cách sử dụng Mail Merge trong Word 2016-Freetuts

Cách sử dụng Mail Merge trong Word 2016

<!–

–>

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Mail Merge (trộn thư, trộn văn bản) trong Word 2016 với đầy đủ các bước nhé!

Mail Merge là một tính năng rất hữu ích trong Word, nó có chức năng soạn và in hàng loạt những thư có cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin như: hợp đồng lao động, thư mời, phiếu cảm ơn, … một cách rất nhanh chóng. Nếu các bạn chưa biết sử dụng tính năng này thì hãy theo dõi các bước hướng dẫn chi tiết kèm hình ảnh minh họa ngay dưới đây.

Cách sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2016

Để sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2016, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings (Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

cach su dung mail merge trong word 2016 650x350 PNG

Bạn đang xem: Cách sử dụng Mail Merge trong Word 2016-Freetuts

Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4.

cach su dung mail merge trong word 2016 1 PNG

Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

cach su dung mail merge trong word 2016 2 PNG

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard (Trình hướng dẫn trộn thư).

Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse (Duyệt) để chọn tệp.

cach su dung mail merge trong word 2016 3 PNG

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open (Mở).

cach su dung mail merge trong word 2016 4 650x346 PNG

Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

cach su dung mail merge trong word 2016 5 PNG

Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients (Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

cach su dung mail merge trong word 2016 6 650x481 PNG

Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter (Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận (chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

cach su dung mail merge trong word 2016 7 PNG

​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create (Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

cach su dung mail merge trong word 2016 8 650x375 PNG

Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ (placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block (chặn địa chỉ).

cach su dung mail merge trong word 2016 9 PNG

Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

cach su dung mail merge trong word 2016 10 650x337 PNG

Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn (ví dụ: «AddressBlock»).

cach su dung mail merge trong word 2016 11 650x359 PNG

Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

cach su dung mail merge trong word 2016 12 650x378 PNG

Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

cach su dung mail merge trong word 2016 13 PNG

Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn (như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

cach su dung mail merge trong word 2016 14 650x379 PNG

Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

cach su dung mail merge trong word 2016 15 PNG

Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print (In).

cach su dung mail merge trong word 2016 16 PNG

Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All (Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

cach su dung mail merge trong word 2016 17 PNG

Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

cach su dung mail merge trong word 2016 18 650x478 PNG

Trên đây là tất cả các bước để trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016. Hy vọng sau bài viết này bạn đã có thể tạo những bức thư để gửi tới nhiều người một cách dễ dàng nhất. Chúc bạn thực hiện thành công!

Bình luận đã đóng, nếu có thắc mắc hãy đặt câu hỏi tại

hoicode.com

để admin trả lời.

Bài sau

Bài tiếp

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button