Kiến thức

Hướng dẫn cách trộn thư trong Word chuẩn nhất 2003 2007 2010 2013 2016-Sử dụng Mail Merge

  • 5/6/17

  • #1

Hướng dẫn chi tiết cách Trộn thư trong Word để làm giấy mời, bìa thư, nhãn, các sử dụng công cụ Mail Merge trong word kết hợp dữ liệu từ file Excel

Mail Merge hay còn gọi là Trộn thư là 1 tính năng không thể thiếu trong word, các phiên bản word từ 2007 đều có 1 tab riêng cho tính năng này đủ thấy tầm quan trọng của nó. Thực tế trong công việc cũng khá nhiều trường hợp phải sử dụng tính năng trộn thư này để tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới…

Nếu khi môn tin học văn phòng hoặc học chứng chỉ tin học văn phòng thì tính năng này cũng luôn có và cũng thường xuất hiện trong các bài thi. Dù mail merge không quá khó nhưng nếu mới làm quen thì cũng sẽ có những khó khăn nhất định, đặc biệt là phần chèn trường vào từ file data thường là file excel.

1. Mail merge là gì?

Mail merge dịch sang tiếng Việt có nghĩa đơn giản là trộn thư là 1 tính năng nâng cao trong word, giúp bạn tạo ra những mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn… với những danh sách dữ liệu có sẵn.

2. Tại sao phải mail merge?

Ví dụ khi 1 trường hợp muốn tạo ra các giấy mời họp phụ huynh cho học sinh. Nếu trước kia chưa có word và máy tính thì chúng ta sẽ thường in những mẫu thư sẵn, sau đó dùng bút để điền từng trường, tên học sinh, tên phụ huynh, lớp,… rất tốn thời gian và công sức. Hoặc kể cả nếu có word rồi mà bạn không dùng mail merge. Cứ copy paste từng trường vào trong giấy mời thì thời gian cũng không ít mà chưa chắc đã đầy đủ.

Thay vì thế bạn chỉ cần tạo 1 mẫu thư mời, sau đó mail merge để word tự tạo ra giấy mời cho bạn từng người bạn chỉ cần in ra mà không cần chỉnh sửa thêm thông tin gì.

3. Hướng dẫn cách sử dụng Mail merge để trộn thư

Ví dụ dễ hiểu ở đây mình có 1 mẫu thư mời gồm các thông tin về: tên, địa chỉ, số điện thoại, năm sinh

tron-thu-trong-word.jpg

Với dữ liệu có sẵn bên file excel gồm danh sách trường như sau. Cột giới tính thay vì để nam và nữ thì mình để luôn là ông và bà để chèn luôn vào phần thư mời

tron-thu-trong-word-du-lieu-excel.jpg

Chúng ta sẽ bắt đầu tiến hành trộn thư để tạo ra các giấy mời từ danh sách đã cho bằng cách vào tab Mailings chọn Start Mail Merge –> Step-by-step Mail Merge Wizard

Đổi với word 2003 bạn vào: Tools –> Letters and Mailing –> Mail Merge…

mail-merge.jpg

Chúng ta sẽ có 5 lựa chọn

  • Letters: Thư, thư mời
  • Email messenger: tin nhắn email
  • Envelopes: Bìa thư, phong bì
  • Labels: Nhãn, nhãn vở
  • Directory: Danh mục, thư mục

Tùy vào nhu cầu bạn sẽ chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters thư mời –> Nhấn Next Starting Document

mail-merge-trong-word.jpg

Tiếp tục chúng ta sẽ có 3 lựa chọn

  • Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tại
  • Start from a template: Bắt đầu 1 bản mẫu
  • Start from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

Chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời và đang mở lên rồi nên sẽ chọn option 1 và nhấn Next

cach-mail-merge-trong-word.jpg

Bước này chúng ta sẽ lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file word theo từng row. Chúng ta cũng có 3 lựa chọn

  • Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵn
  • Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook
  • Type a new list: Tạo ra danh sách mới

Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Options 1 và nhấn vào Browse để tìm tới file danh sách và mở lên vì dụ mình ở 1 file vfo.vn.xlsx

mail-merge-lay-du-lieu-tu-excel.jpg

Trong file excel có thể có nhiều sheet, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu, ví dụ của mình ở đây là sheet DanhSachKhachMoi

tron-thu-trong-excel-chon-truong-du-lieu.jpg

Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn

  • Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp
  • Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài
  • Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi
  • Validate adress: Xác nhận địa chỉ

thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết

mail-merge-recipient.jpg

Ví dụ ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1975

tron-thu-co-dieu-kien.jpg

Và xem thử kết quả xem nhé, nếu vừa lòng nhấn OK, nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu. Mình chỉ làm thử cho các bạn thôi.

Lưu ý thêm 1 phần nữa là khi tạo file danh sách trong excel các bạn cần tạo dữ liệu ngay từ dòng 1, không để trống các dòng ở trên và dưới của dữ liệu, ví dụ file của mình mình có để trống dữ liệu ở dưới nên mặc định nó sẽ tạo thêm mấy trường nữa. Phải xóa đi để tránh việc trộn thư xong nó sẽ ra một số thư mời trống.

mail-merge-trong-word-va-excel.jpg

OK sau đó tiếp tục nhấn Next. Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý

chen-du-lieu-mail-merge.jpg

Cụ thể là các bạn click trỏ chuột vào vị trí cần chèn các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database FieldsInsert

Ví dụ ở đây mình muốn mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình sẽ chèn trường giới tính sau đó cách ra chèn 1 trường họ tên, tương tự trường địa chỉ thì lấy ở fields địa chỉ. Ố điện thoại chèn trường số điện thoại, Năm sinh lấy từ trường năm sinh

tron-thu-chen-cac-truong.jpg

Sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Nhấn Next để word bắt đầu trộn thư, thực ra tới bước nhấn Next này mới gọi chính là là hành động Mail Merge

tron-thu-word.jpg

Sau khi trộn thư xong chúng ta có thể xem trước kết quả bằng cách click vào các mũi tên trước sau để xem kết quả, bạn nên xem coi đã đúng với yêu cầu công việc hoặc bài toán đặt ra chưa có chèn sai trường nào không. Nếu sai thì nhấn Previos để chỉnh sửa lại

kiem-tra-ket-qua-tron-thu.jpg

Sau khi kiểm tra nếu ổn rồi thì bạn nhấn Next tiếp

finish-mail-merge.jpg

Và chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn

  • Print: In tất cả các thư mời đã trộn ra
  • Edit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

Chúng ta nên chọn Option thứ 2

luu-thu-tron-trong-word.jpg

Chọn All để tạo 1 file word gồm tất cả các thư

chon-tron-thu-trong-word.jpg

Và kết quả mình có file word chứa danh sách tất cả các thư của các khách mời

danh-sach-thu-trong-trong-word.jpg

Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa thêm, sau đó lưu lại cho chắc, sau đó in ra và tiến hạnh gửi thư nhé

luu-file-tron-thu.jpg

Nếu các bạn muốn in phần bìa thư thì có thể làm tương tự, tuy nhiên nếu làm bìa thư bằng khổ giấy A4 thì cần xác định được vị trí chèn tên chính xác để gấp nhé. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì các bạn có thể comment bằng tài khoản vfo.vn sẽ được hỗ trợ. Ngoài ra bạn cũng có thể đọc thêm các bài hướng dẫn rất dễ hiểu và chi tiết khác trong mục Hướng dẫn sử dụng word

Xem thêm:

Hướng dẫn cách tạo Style, sử dụng Style trong Word 2007 2010 2013 2016 soạn thảo văn bản chuẩn nhất

 
  • Chủ đề

    excel

    mail merge

    mail merge trong word

    tron thu

    word

  • Chuyên mục: Kiến thức

    Related Articles

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

    Check Also
    Close
    Back to top button