Kiến thức

Tạo thư tự động bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word

Tạo thư tự động bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word

trộn dữ liệu từ Excel sang Word

Trộn thư (Mail Merge) là công cụ vô cùng hiệu quả trong tin học văn phòng. Nó hỗ trợ con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn nhanh chóng bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Cụ thể, làm thế nào để tạo thư tự động qua phương pháp này? Tin học MOS sẽ hướng dẫn bạn ngay dưới đây.

Mục lục

  • 1 Chuẩn bị file trước khi trộn dữ liệu từ Excel sang Word

  • 2 Trộn dữ liệu từ Excel sang Word để tạo thư tự động

Bạn đang xem: Tạo thư tự động bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word

Chuẩn bị file trước khi trộn dữ liệu từ Excel sang Word

Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 loại tài liệu bao gồm: văn bản Word chứa mã từng phần, bảng tính Excel chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

trộn dữ liệu từ excel sang word

Mẫu file word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng các cột trong Excel phải trùng khớp với các mã phần thiết lập trong Word. Nếu tệp Excel có chứa dữ liệu dạng thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã số bưu điện bắt đầu hay kết thúc bằng số 0, hãy chắc chắn rằng mình đã chọn đúng định dạng số, ngày, đơn vị để tránh sự cồng kềnh cho thư được tạo cuối cùng.

trộn dữ liệu từ excel sang word

Bảng tính excel chứa đầy đủ thông tin khớp với word

trộn dữ liệu từ excel sang word

Chọn đúng định dạng dữ liệu trước khi trộn

>>Xem thêm: 

Cách khắc phục lỗi font chữ trong Word 2010 – 2016

Trộn dữ liệu từ Excel sang Word để tạo thư tự động

Có khá nhiều cách để trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Tuy nhiên, sau khi tổng hợp lại, cách làm nhanh chóng và đơn giản nhất được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, bì thư,…

trộn dữ liệu từ excel sang word

Ví dụ của chúng tôi chọn bì thư – Envelopes…

Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…

trộn dữ liệu từ excel sang word

Bước 3: 1 hộp thoại mới hiện ra, bạn tìm và chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa thông tin đã tạo và nhấn Open

trộn dữ liệu từ excel sang word

Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click chọn Ok

trộn dữ liệu từ excel sang word

Bước 5: Mở Edit Recipients List để mở hộp thoại thứ 3, loại bỏ bớt người nhận và nhấn Ok, danh sách người nhận cùng thông tin đã được xác nhận.

trộn dữ liệu từ excel sang word

Bước 6: Tùy từng loại văn bản trộn khác nhau sẽ có thêm phần thông tin khác nhau. Bạn có thể tự chọn kiểu địa chỉ hoặc dòng chào hỏi ở Address Block Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt con trỏ chuột tại đúng vị trí của các thông tin.

trộn dữ liệu từ excel sang word

Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đã hài lòng, chọn Finish & Merge để in hoặc gửi mail chung.

trộn dữ liệu từ excel sang word

Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để thay đổi từng phần lá thư.

Thực hiện xong 7 bước này, việc tạo thư tự động bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word đã hoàn thành. Bạn sẽ có được những bức thư chuyên nghiệp nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức.

>>Xem thêm: 

[MS Word 2013-3016] Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Section Break trong Word

Bạn vẫn còn thắc mắc về chức năng này và muốn tìm hiểu thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với 

đội ngũ của Trung tâm

 để được giải đáp kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS

 – 

Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Category:

Kiến thức

,

Word

Tag:

kiến thức

,

word

Leave a comment

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button