Kiến thức

Hướng dẫn cách trộn thư trong Microsoft Word-Tin công nghệ

Hướng dẫn cách trộn thư trong Microsoft Word

28/06/2018 Tin công nghệ

Hướng dẫn cách trộn thư trong Microsoft Word

Trong Microsoft Word có rất nhiều tính năng hữu ích, một trong số đó là tính năng trộn thư (Mail Merge), tính năng này giúp người dùng giảm thiểu đáng kể thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: Thư mời, thông báo, bảng điểm… tới nhiều người. Hay hiểu đơn giản là khi cần đưa thông tin trong danh sách vào một văn bản mẫu, để gửi tới nhiều người mà không phải ngồi gõ thủ công.

Cách này sẽ giảm thiểu đáng kể sai sót trong quá trình nhập liệu, lại tiết kiệm khá nhiều thời gian trong quá trình sử dụng.

Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng không phải người dùng nào cũng biết hoặc quan tâm đến tính năng vượt trội này. Ở bài viết này chúng tôi sẽ mang đến cho các bạn cách Trộn thư trong Microsoft Word, mời các bạn cùng theo dõi:

Đầu tiên, bạn cần tạo dữ liệu để trộn văn bản bao gồm:

  • File văn bản gốc: Văn bản chứa mẫu tài liệu (dịnh dạng .doc).

  • File danh sách: Nội dung được tạo dưới dạng danh sách (thường tạo file .xls).

Hướng dẫn trộn giấy mời họp phụ huynh trong Microsoft Word

Bước 1: Mở văn bản gốc lên, nhấn vào thẻ Mailings.

Bước 2: Nhấn vào mũi tên xổ xuống ở mục Start Mail Merge, chọn Step by Step Mail Merge Wizard…

Bước 4: Tại mục How do want to setup your letters, tích chọn vào ô Use the current document. Sau đó, nhấn vàoNext: recipients.

Bước 5: Nhấn vào Browse ở mục Use names and addresses a file or a database để mở file chứa danh sách phụ huynh mời họp.

Bước 6: Cửa sổ Data Source xuất hiện, chọn file danh sách mời họp (Danh-sach-moi-hop.xls), rồi nhấn Open.

Bước 7: Giao diện Table xuất hiện, chọn Sheet chứa dữ liệu cần chèn, rồi nhấn OK. Nếu không muốn chọn hàng đầu tiên làm tiêu đề thì bỏ tích chọn ở ô First row of data contains column headers.

Bước 8: Giao diện Mail Merge Recipients xuất hiện, bạn chỉ cần nhấn OK.

Bước 9: Đặt con trỏ vào trường muốn chèn thông tin, click chọn Merge Field dưới tab Maillings. Một hộp thoại mở ra, click đúp chuột vào trường thông tin cần chèn. Sau đó đóng cửa sổ lại, cứ tiếp tục chèn như vậy cho tới khi hết các trường cần chèn.

Bước 10: Sau khi chèn xong, click chuột vào biểu tượng Preview Results để xem trước kết quả.

Bước 11: Bạn có thể sử dụng các nút trên thanh công cụ để xem lần lượt dữ liệu được trộn.

Bước 12: Để trích xuất dữ liệu, nhấn vào mũi tên xổ xuống bên cạnh Finish & Merge. Tại đây sẽ cho bạn 3 sự lựa chọn:

  • Edit Individual Documents: Chỉnh sửa tài liệu cá nhân.

  • Print Documents: In tài liệu.

  • Sent E-mail Masages: Gửi qua email.

Lưu ý: Để đảm bảo quá trình trộn văn bản thành công, file Excel chỉ bao gồm bảng cần trộn, dòng đầu tiên của file phải là dòng tiêu đề của các cột, không có dòng trống nhé các bạn.

Tính năng trộn văn bản, trộn thư này hỗ trợ ở tất cả phiên bản Word 2003, 2007, 2013, 2016 và cả WPS Word. Vậy là giờ đây bạn sẽ trộn giấy mời họp phụ huynh vô cùng nhanh chóng rồi.

Hi vọng bài viết này giúp cho các bạn tiết kiệm thêm nhiều thời gian hơn trong việc soạn và gửi mail !

Chúc các bạn thực hiện thành công!

By https://msmobile.com.vn/

Đánh giá – Bình luận

0 bình luận, đánh giá về Hướng dẫn cách trộn thư trong Microsoft Word

Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button