Kiến thức

Câu hỏi thường gặp về tính năng trộn thư trong Word 2003, Word 2007 và Word 2010

Bạn đang xem: Câu hỏi thường gặp về tính năng trộn thư trong Word 2003, Word 2007 và Word 2010

Tóm tắt

Bài viết này thảo luận về các tính năng kết hợp thư trong Microsoft Office Word 2003, Word 2007 và Word 2010.

Thông tin

Kết hợp thư được sử dụng để tạo biểu mẫu thư, gửi thư nhãn, phong bì, thư mục và phân phối thư và gửi thư hàng loạt. Có ba tài liệu có liên quan trong quá trình trộn thư: tài liệu chính, nguồn dữ liệu và tài liệu đã trộn. Để hoàn tất quá trình cơ bản kết hợp thư, bạn phải làm như sau:

  • Mở hoặc tạo một tài liệu chính.

    Tài liệu chính: hoạt động kết hợp thư trong Word, đây là tài liệu có chứa văn bản và đồ họa giống nhau cho mỗi phiên bản của tài liệu được kết hợp, chẳng hạn như địa chỉ trả lại hoặc lời chào trong thư mẫu.

  • Mở hoặc tạo một nguồn dữ liệu với người nhận thông tin cá nhân.

    Nguồn dữ liệu: đây là tệp chứa thông tin được kết hợp trong tài liệu. Ví dụ: danh sách các tên và địa chỉ mà bạn muốn sử dụng kết hợp thư. Bạn phải kết nối với nguồn dữ liệu trước khi bạn có thể sử dụng thông tin trong quá trình kết hợp thư.

  • Thêm hoặc tuỳ chỉnh các trường hợp trong tài liệu chính.

    Trường kết hợp: đây là trình giữ chỗ bạn chèn vào tài liệu chính. Ví dụ: chèn trường trộn thành phố cho Word chèn tên thành phố, như “Paris,” được lưu trữ trong các
    Thành phố trường dữ liệu.

  • Nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu trong tài liệu chính để tạo một tài liệu mới được kết hợp.

    Tài liệu đã trộn: đây là tài liệu kết quả mà bạn nhận được khi bạn nhập tài liệu chính trộn thư với danh sách địa chỉ của bạn. Tài liệu kết quả có thể do in hoặc tài liệu Word có kết quả trộn.

Word thực hiện trộn thư dễ dàng bằng cách sử dụng thuật sĩ sẽ hướng dẫn bạn qua các bước. Nếu bạn muốn làm việc bên ngoài trình hướng dẫn, bạn có thể sử dụng công cụ kết hợp thư . Một trong hai cách, đó là mỗi hàng (hoặc ghi) trong nguồn dữ liệu tạo ra từng thư mẫu, nhãn thư, phong bì hoặc thư mục mục.

Bạn cũng có thể sử dụng kết hợp thư để tạo bất kỳ loại tài liệu bản đồ trường dữ liệu, không chỉ thư hoặc thư mục. Ví dụ: nếu bạn thu thập băng video được liệt kê trong bảng tính, bạn có thể sử dụng tuỳ chọn nhãn để tạo nhãn băng video.

Câu hỏi 1: Có thể kết hợp thư được thực hiện cùng một cách trong các phiên bản trước của Microsoft Word?

A1: trộn thư có chức năng tương tự như phiên bản Word trước. Sử dụng một trong các phương pháp sau để sử dụng kết hợp thư trong Word:

  • Sử dụng công cụ kết hợp thư .

    Trong Word 2003, trỏ đến thanh công cụ
    trên menu xem , sau đó bấm kết hợp thư để hiển thị thanh kết hợp thư .

    Trong Word 2007 hoặc Word 2010, thanh công cụ kết hợp thư trong tab thư và nhóm bắt đầu kết hợp thư , viết và chèn trường nhóm, nhóm Kết quả xem trướckết thúc nhóm.

    Lưu ý Tuỳ chọn trên thanh công cụ kết hợp thư cung cấp chức năng tương tự như phiên bản Word trước.

  • Sử dụng kết hợp thư trong trợ giúp.

    Dễ dàng sử dụng, thêm lệnh Ư trợ giúp các
    Tên và thư phụ của công cụ
    Menu trong Word 2003, hãy làm theo các bước sau:

    1. Trên menu công cụ , bấm vào
      Tuỳ chỉnh.

    2. Nhấp vào tab lệnh .

    3. Trong danh mục , hãy nhấp vào
      Tất cả các lệnh.

    4. Trong danh sách lệnh , bấm
      Trợ giúp kết hợp thư.

    5. Kéo lệnh Trợ giúp trộn thư cho thư và thư phụ trên công cụ
      menu.

      Lưu ý Khi bạn còn lại con trỏ trong thư và gửi thư
      phụ, bạn sẽ thấy một thanh ngang đen. Thanh này cho biết vị trí nơi lệnh sẽ xuất hiện trên menu công cụ khi bạn phát hành nút chuột.

    6. Trong hộp thoại tuỳ chỉnh , bấm
      Đóng.

    Để thêm lệnh Ư trợ giúpTruy cập nhanh trong Word 2007, hãy làm theo các bước sau:

    1. Bấm vào Nút Microsoft Office, sau đó bấm Tùy chọn Word.

    2. Nhấp vào tùy chỉnh.

    3. Nhấp vào Tất cả các lệnh trong chọn các lệnh từrồi sau đó bấm Thư sáp nhập trợ giúp trong danh sách chọn các lệnh từ .

    4. Bấm vào Thêmrồi OK.

Câu hỏi 2: Có thể bạn di chuyển điểm chèn khi bạn chèn các trường hợp không?

A2: khi hộp thoại Chèn trường trộn thư mở, bạn không thể di chuyển điểm chèn vào tài liệu trộn thư chính. Nếu bạn nhấn ENTER hoặc SPACEBAR để di chuyển điểm chèn, trường hợp lựa chọn được chèn vào tài liệu. Để di chuyển điểm chèn của bạn, đóng hộp thoại Chọn trường hợp nhất , và sau đó di chuyển điểm chèn. Cho một trường hợp tại vị trí khác trong tài liệu chính kết hợp thư, bấm vào Chèn trường trộn thư trên thanh công cụ kết hợp thư . Để khắc phục hiện tượng này và sử dụng chức năng tương tự như phiên bản Word trước, thêm Cho trường hợp nhất
nút thanh công cụ kết hợp thư .

Để biết thêm thông tin về cách di chuyển điểm chèn, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

276005

không thể di chuyển điểm chèn khi bạn chèn trường trộn

Câu hỏi 3: Chọn dữ liệu nguồn hộp thoại luôn sử dụng thư mục nguồn dữ liệu của tôi khi bạn bấm duyệt để mở nguồn dữ liệu. Điều này có thể thay đổi?

A3: thật không may, chế độ Chọn nguồn dữ liệu
hộp thoại không thể thay đổi. Nó sẽ luôn luôn mặc định thư mục nguồn dữ liệu của tôi. Tuy nhiên, bạn có thể tạo lối tắt hoặc sử dụng các phương pháp khác trong các
Danh sách hộp Nguồn dữ liệu của tôi để có được truy cập nhanh vào địa chỉ trộn thư của bạn.

Để biết thêm thông tin về cách để có được truy cập nhanh vào danh sách địa chỉ trộn thư của bạn, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

276004

“my nguồn dữ liệu” luôn hiển thị trong danh sách chọn dữ liệu nguồn tìm trong trong Word

Câu hỏi 4: Làm thế nào bạn tạo và in thư mẫu?

A4: sử dụng tính năng trộn thư nếu bạn muốn gửi thư cùng với nhiều người nhận.

Để biết thêm thông tin về cách kết hợp thư để thư mẫu, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

294683

cách sử dụng kết hợp thư để tạo thư mẫu trong Word

Câu hỏi 5: Cách để bạn có thể thực hiện kết hợp thư thư điện tử?

A5: bạn muốn sử dụng tính năng trộn thư nếu bạn đang gửi thư điện tử tương tự cho nhiều người nhận bằng cách sử dụng chương trình thư.

Để biết thêm thông tin về cách kết hợp thư cho nhiều người nhận e-mail, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

294694

cách sử dụng kết hợp thư để tạo thư email trong Word

Câu hỏi 6: Bạn có thể sử dụng trường hợp, đối tượng hộp thư điện tử

A6: không. Bạn chỉ có thể nhập văn bản trong hộp chủ đề thư điện tử.

Lưu ý Microsoft Publisher 2007 hoặc Publisher 2010 cung cấp hỗ trợ này.

Câu hỏi 7: Làm thế nào để bạn có thể thực hiện kết hợp thư để phong bì?

A7: bạn muốn sử dụng tính năng trộn thư nếu bạn đang gửi thư hàng loạt cho nhiều người nhận, và bạn muốn xem cá nhân cho mỗi phong bì.

Để biết thêm thông tin về cách kết hợp thư địa chỉ in trực tiếp trên phong bì, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

294685

cách sử dụng kết hợp thư để tạo phong bì trong Word

Câu hỏi 8: Làm thế nào để bạn có thể thực hiện kết hợp thư để nhãn?

A8: bạn muốn sử dụng tính năng trộn thư khi bạn muốn in thông tin về nhãn, ví dụ: gửi địa chỉ thư hoặc bưu thiếp.

Để biết thêm thông tin về cách thông tin trộn thư nhãn, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

294684

cách sử dụng kết hợp thư để tạo nhãn thư trong Word

Câu hỏi 9: Cách để bạn thêm một hình ảnh hoặc biểu tượng cho nhãn của tôi?

A9: trong nhãn trộn thư chính tài liệu của bạn, thêm hình ảnh hoặc biểu tượng mà bạn muốn nhãn đầu tiên, sử dụng các phương pháp sau:

  • Trong Word 2003, trỏ đến
    Hình ảnh trên menu chèn , sau đó bấm
    Từ tệp.

  • Trong Word 2007 hoặc Word 2010, bấm vào hình ảnh nhóm minh họachèn tab.

Chèn hình ảnh hoặc biểu tượng để nhãn, sử dụng một trong các phương pháp sau:

  • Trên thanh công cụ trộn thư (trên máy
    Giao diện menu, trỏ đến thanh công cụvà sau đó bấm
    Trộn thư), bấm Truyền nhãn.

  • Trong ngăn tác vụ trộn thư (trên máy
    Menu công cụ , trỏ chuột vào chữ cái và thư,và sau đó bấm Thuật sĩ trộn thư), nhấp vào Cập Nhật tất cả các nhãn.

Này sao chép thông tin từ nhãn đầu tiên cho mỗi nhãn trong tài liệu nhãn trộn thư chính.

Để biết thêm chi tiết về cách thêm một hình ảnh hoặc biểu tượng nhãn, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

285065

làm thế nào để thêm một hình ảnh hoặc biểu tượng mỗi nhãn trong Word

Câu hỏi 10: Tại sao có một trang nhãn trên màn hình khi bạn xem trước tài liệu đã trộn?

A10: xem trước nhãn thư của bạn bằng cách sử dụng kết hợp thư trong ngăn tác vụ, bấm tiếp theo: xem trước nhãn. Các
Tính năng xem trước trong thuật sĩ trộn thư được thiết kế để hiển thị một trang một lúc. Xem tất cả các nhãn của bạn và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết trước khi bạn in tài liệu đã trộn, bấm tiếp theo: hoàn thành kết hợp. Nhấp vào chỉnh sửa từng nhãn. Thao tác này sẽ mở một tài liệu mới đã được kết hợp nhãn.

Câu hỏi 11: Cách làm bạn sử dụng kết hợp thư để tạo một thư mục hoặc danh mục?

A11: bạn muốn sử dụng tính năng trộn thư khi bạn muốn in một danh sách, chẳng hạn như thư thoại hoặc một danh sách các mục trên cùng một trang.

Để biết thêm thông tin về cách thông tin kết hợp thư mục hoặc danh mục, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

294693

cách sử dụng kết hợp thư để tạo một thư mục trong Word

294686

cách sử dụng kết hợp thư để tạo danh sách được sắp xếp theo loại trong Word

Câu hỏi 12: Tại sao không kết hợp với Fax tuỳ chọn có sẵn cho kết hợp thư?

A12: trong phiên bản Word trước, tuỳ chọn kết hợp Fax sử dụng Microsoft Fax (còn được gọi là ở công việc Fax). Tuy nhiên, Microsoft Office Outlook 2002 và các phiên bản, chương trình nhắn tin trong Microsoft Office XP, hỗ trợ Microsoft Fax.

Để biết thêm thông tin về trộn Fax, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

294695

cách sử dụng kết hợp thư để tạo Fax trong Word 2002 và các phiên bản Word

282550

trộn Fax lệnh có sẵn trên thanh công cụ kết hợp thư

Câu hỏi 13: Làm thế nào bạn tạo một danh sách địa chỉ kết hợp thư

A13: định dạng nguồn dữ liệu đơn giản nhất để làm việc với là một bảng Word. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng bất kỳ loại định dạng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như tệp văn bản lĩnh vực được phân tách bằng dấu phẩy hoặc tab và hồ sơ được phân tách bằng dấu phân đoạn.

Để biết thêm thông tin về cách tạo một danh sách địa chỉ kết hợp thư trong Word, bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

294688

làm thế nào để thiết kế và tạo danh sách địa chỉ trộn thư trong Word

Câu hỏi 14: Tôi có thể thực hiện trộn thư với một nguồn dữ liệu nằm ở vị trí http

A14: Không, bạn không thể thực hiện trộn thư với nguồn dữ liệu nằm ở vị trí http, bao gồm vị trí SharePoint. Khi bạn cố gắng thực hiện việc này, bạn có thể nhận được thông báo lỗi.

Để khắc phục sự cố này, bạn phải lưu tệp nguồn dữ liệu cục bộ hoặc vào ổ đĩa mạng (đường dẫn Mapped/UNC). Sau khi bạn thực hiện việc này, bạn có thể thực hiện kết hợp thư.

Câu hỏi 15: Có thể thêm phần đính kèm khi thực hiện kết hợp thư điện tử?

A15: Không, bạn không thể thêm phần đính kèm khi thực hiện kết hợp thư điện tử. Microsoft Office Word không hỗ trợ chức năng này. Tuy nhiên, bạn có thể thêm phần đính kèm khi thực hiện kết hợp thư điện tử lập trình bằng cách sử dụng CDOSys. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp giải pháp xây dựng giải pháp cho bạn.

Q16: Làm thế nào tôi có thể thêm phần đính kèm khi thực hiện kết hợp thư điện tử?

A16: Microsoft Word không hỗ trợ chức năng này. Tuy nhiên, điều này có thể được thực hiện lập bằng cách sử dụng CDOSys. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp giải pháp để xây dựng một giải pháp cho bạn.

Để biết thêm thông tin, hãy bấm vào số bài viết sau để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:

310212

làm thế nào để sử dụng thư viện Cdosys.dll để gửi một tin nhắn e-mail có phần đính kèm bằng cách sử dụng Visual C#

Chuyên mục: Kiến thức

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button